Stale wzrastająca konkurencyjność na rynku wymaga od przedsiębiorców wysokiej jakości obsługi klientów, szybkiego kojarzenia zdarzeń i gromadzenia informacji na temat otaczającego środowiska. Planowanie kontaktów, ewidencjonowanie spotkań, rozmów telefonicznych oraz przydzielanie zadań pracownikom, a także sprawny proces windykacji – to czynności konieczne, aby właściwie zarządzać kontaktami z klientami.
Potrzeby w zakresie CRM zależą od wielkości firmy, specyfiki jej działania. Moduł Comarch ERP Optima CRM obejmuje procesy o różnym zaawansowaniu:
- rejestrację kontaktów z klientami w najprostszej postaci (klient, data, rozmawiający, opis przebiegu rozmowy, czas rozmowy, itd.),
- harmonogramowanie zadań i rejestracja wykonanych czynności (opiekun zadania, termin realizacji zadania, priorytet, procent wykonania zadania, itd.),
- ustalanie procedur obsługi klienta (stosowane np. przez biura rachunkowe),
- przygotowanie oraz obsługę ofert handlowych,
- faktury cykliczne – automatyczne generowanie wielu faktur dla wielu podmiotów,
- obsługę firmowych skrzynek poczty elektronicznej.
Rys. CRM - Formularz kontaktu
Rejestracja klientów i zadań
Moduł CRM umożliwia przydzielane zadań, które powinny być wykonane, w ramach konkretnych kontaktów. Zadania mogą być podzielone na główne oraz powiązane z nim zadania szczegółowe.
Zintegrowanie z pozostałymi modułami Comarch ERP Optima umożliwia kojarzenie z kontaktem lub zadaniem innych dokumentów oraz plików zarejestrowanych w systemie.
Przydzielanie opiekuna do zadania
Każdy kontakt/zadanie może mieć pracownika odpowiedzialnego. Funkcjonalność ta umożliwia szybkie rozdysponowanie pracy. Dodatkowo pracownik może w szybki sposób określić procentowo stopień realizacji lub etap, na jakim znajdują się dane zadania.
Terminarz
Graficzny terminarz umożliwia wizualizację zadań z możliwością dodawania nowych, lub edycji widniejących w nim zadań. Operator programu widzi te zadania, które zostały do niego przypisane. Terminarz może być wykorzystywany również przez przełożonego, który będzie miał możliwość kontroli czasu pracy pracowników, sprawdzenia postępu realizacji, modyfikacji czy też dodania nowych zadań.
Rys. CRM - Terminarz
Faktury cykliczne
Funkcja ta umożliwia stworzenie schematów na podstawie których będą generowane faktury w module Handlowym, dla wielu podmiotów jednocześnie. Moduł umożliwia wyznaczenie dla każdego podmiotu indywidualnych ilości i cen, jakie mają znaleźć się na poszczególnych fakturach.
Skrzynka pocztowa
Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-maili za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima. Funkcjonalność ta może być wykorzystywana do seryjnego wysyłania np. wydruków faktur, ponagleń zapłaty, potwierdzeń sald, not odsetkowych itp.
Możliwe jest również zdefiniowanie:
- wzorca podpisu jaki ma się pojawiać na formularzu wiadomości e-mail,
- wzorca szablonu wiadomości e-mail.
Użytkownik ma możliwość seryjnego wysłania faktur dla różnych kontrahentów jednym e-mailem (np. w przypadku faktur abonamentowych wysyłanych do różnych kontrahentów) - utworzy się jeden formularz e-mail, ale wiadomości zostaną automatycznie wysłane do różnych odbiorców. Wysyłane wiadomości są zapisywane w skrzynce pocztowej w odpowiednich folderach.
Ofertowanie
W module CRM możliwe jest tworzenie ofert handlowych. Na dokumencie oferty handlowej, dla potencjalnego klienta ważne są referencje, informacje o firmie oraz produkcie, który oferujemy do sprzedaży, cena tego produktu, promocje.
Rys. CRM - Oferta handlowa
Za pomocą ofertowania w Comarch ERP Optima można obsłużyć dwa podstawowe scenariusze handlowe:
- Generowanie oferty dla pojedynczego Klienta – ta funkcjonalność jest wykorzystywana w sytuacji, gdy do firmy przychodzi Klient i prosi o wycenę towaru, który planuje kupić (takie sytuacje mają często miejsce w branży budowlanej np. przy zakupie okien). W programie zostanie utworzony jeden dokument Oferty Handlowej dla jednego Klienta.
- Seryjne generowanie oferty dla wybranych kontrahentów – ta funkcjonalność jest wykorzystywana, gdy firma decyduje się na promocję swoich towarów dla wielu Kontrahentów równocześnie. W programie zostanie utworzony jeden dokument Oferty Handlowej dla wielu kontrahentów.
Utworzoną Ofertę Handlową, będzie można wydrukować wykorzystując jeden ze zdefiniowanych w programie szablonów ofertowych, albo wykorzystując własny (zdefiniowany przez siebie) szablon dokumentu ofertowego.
Jeżeli któryś z kontrahentów zdecyduje się na skorzystanie z otrzymanej oferty, to wystawioną wcześniej ofertę będzie można przekształcić do dokumentu Pro Forma lub Faktury Sprzedaży.
Comarch ERP Optima CRM Plus – wsparcie dla windykacji należności
Nowy moduł CRM Plus zawiera mechanizm automatycznej windykacji należności. W ramach procesu windykacji Comarch ERP Optima CRM Plus umożliwia:
- automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail informujących kontrahentów o nieuregulowanych płatnościach,
- tworzenie kontaktów / zadań CRM związanych z takimi kontrahentami,
- generowanie i wysyłanie poprzez e-mail ponagleń zapłaty oraz wiadomości e-mail informujących o nieuregulowanych należnościach,
- blokowanie sprzedaży problematycznym kontrahentom.
Etapy procesu windykacyjnego można definiować względem poszczególnych kontrahentów. W Comarch ERP Optima CRM Plus możemy ustawić wysokość należności, która ma być objęta procesem windykacji. Po jej przekroczeniu program sam rozpocznie wysyłanie powiadomień oraz tworzenie zadań zgodnie z wcześniej ustalonym schematem windykacyjnym. Dodatkowo można określić czy po przekroczeniu terminu płatności powinny się naliczać odsetki, o których kontrahent zostanie powiadomiony przy okazji automatycznej wysyłki ponagleń zapłaty.
Rys. Schemat windykacji
Wszystkie operacje wykonywane są automatycznie przez usługę Comarch ERP Automat Windykacji.
Po zdefiniowaniu schematu windykacji ręczna ingerencja pracownika nie jest już konieczna, co pozwala na dużą oszczędność czasu.
Podsumowanie
Zakup Comarch ERP Optima CRM to:
- Słały wgląd w dokumentację i pliki powiązane z danym kontaktem lub zadaniem, dzięki pełnej integracji z pozostałymi modułami programu Comarch ERP Optima,
- Szybkie i łatwe filtrowanie i analizowanie poszczególnych wątków różnych kontaktów, poprzez powiązanie ze sobą kontaktów i zadań w jednym temacie,
- Bieżąca kontrola stopnia realizacji zadania, lub zaplanowanych kontaktów,
- Czytelny podgląd zaplanowanych zadań w terminarzu, co ułatwia zorganizowanie pracy na dany dzień, tydzień czy nawet miesiąc,
- Możliwość tworzenia alertów przypominających o zbliżającym się terminie wykonania zadania lub kontaktu z klientem (bezpłatny dodatek Przypominacz), odciąży Twoją pamięć z wielu dat i godzin, dzięki czemu nigdy się nie spóźnisz z realizacją,
- Faktury cykliczne, dzięki którym unikniesz wielu błędów i znacznie przyspieszysz pracę, podczas wystawiania cyklicznych faktur dla wielu kontrahentów,
- Automatyczna windykacja należności.
